Hvis hovedoppgaven din handler om å skape eller selge noe for bedriften din, har du nok ofte kjent på frustrasjonen over alle administrative oppgaver som følger med og stjeler tid. Her er de 8 grepene jeg selv bruker - og som jeg anbefaler alle å starte med når hverdagen føles overfylt og lite effektiv.
Dette gjør at du både fri gir tid og kan tjene mer penger.💰
Gode tips og triks på veien mot en mer effektiv kontordag
-
Prioriter oppgavene dine:
Start dagen (eller enda bedre; avslutt dagen før) med å lage en liste over oppgaver du skal gjøre, og ranger dem etter viktighet. Ved å få oversikt over hva som haster, hva som er viktig, og hva som fint kan vente, blir det lettere å få ting gjort uten å bli overveldet. Fokuser på de mest kritiske oppgavene først, slik at du sikrer at de blir gjort.
👉🏼Mitt beste tips: Jeg bruker tre fargekoder i oppgavelista: én for "må", én for "bør" og én for "kan vente". -
Sett realistiske mål:
Del opp store prosjekter i mindre, håndterbare oppgaver. Det gir en god følelse av fremgang når du får krysse av en og en deloppgave, og det holder deg motivert for å fortsette. Vær realistisk - Det er bedre å rekke mer enn planlagt enn å avslutte dagen med en liste full av uferdige punkter.
👉🏼Slik gjør jeg det: Jeg planlegger alltid mindre enn jeg tror jeg rekker. - Psykologisk sett lurer jeg meg selv, og blir desto mer fornøyd når jeg får gjort mer enn det som står på lista. -
En ting om gangen:
Multitasking føles ofte effektivt, og man kan føle seg som en virvelvind, men i virkeligheten fører det gjerne til flere uferdige oppgaver og lavere kvalitet. Gjør én oppgave om gangen, gi den full oppmerksomhet og gjør den ferdig. Det gir bedre flyt, bedre resultat og bedre oversikt.
👉🏼Mitt beste grep: Slå av alle varsler for en stund (typ 30 minutt) og legg vekk telefonen. Det utgjør en helt enorm forskjell, faktisk. Ingen avbrytelser og fullt fokus! -
Ta pauser:
Små pauser gir mer energi. Men bruk pausene riktig. Ikke flytt øynene over på en annen skjerm og bli fanget "i scrolle-fella". En kort spasertur eller en kopp kaffe kan gjøre underverker, og hvis du kobler best av ved å scrolle på telefonen, gi deg selv en tidsgrense.
Hvis du planlegger pausene går de fra å føles som juks til å bli en del av et system.
👉 Slik gjør jeg det: Jeg legger inn faste "stretch & scroll"-pauser i kalenderen/telefonen og reiser meg uansett hvor produktiv jeg føler meg. -
Bruk teknologi til din fordel:
Det finnes mange verktøy og apper som kan hjelpe deg med å organisere oppgaver, sette påminnelser og holde oversikt over tidsfrister. Finn de som passer best for deg og integrer dem i din daglige rutine. Start i det små: Bruk en digital oppgaveliste, sett påminnelser i kalenderen, eller bruk en AI-robot til å rydde i mailboksen.
👉🏼Mitt triks: Jeg elsker Microsoft To Do - Den plinger fornøyd når jeg krysser av noe, og det motiverer faktisk!
-
Lær deg å si nei:
Det er viktig å kjenne sine grenser og ikke ta på seg for mange oppgaver. Vær ærlig med kollegaer og ledere om hva du realistisk kan håndtere. Det er mer profesjonelt å takke nei på en ryddig måte, enn å si ja til alt og ende opp med å ikke levere.
👉🏼Best tips for oss ja-mennesker: Jeg har laget et "nei-bibliotek". Det er ferdigformulerte, høflige svar jeg kan bruke når jeg må si nei til en oppgave, takke nei til en invitasjon eller avvise noen. -
Reflekter og juster:
Ingen plan er perfekt hele tiden. Sett av tid jevnlig til å se på hva som fungerer og ikke. Kan en rutine endres? Kan en oppgave deles i flere deler? Den oppgaven du alltid utsetter - hva må til for at den skal bli gjort så raskt den dukker opp? Juster strategiene dine etter behov, små justeringer underveis kan gi stor effekt over tid.
👉 Slik gjør jeg det: Én gang i måneden, gjerne i forbindelse med månedsslutt/månedsstart, setter jeg meg ned med kaffekopp og spør meg selv: Hva kan bort? Hva kan bli bedre? -
Be om hjelp:
Du må ikke kunne alt, og du trenger ikke gjøre alt alene. Be om hjelp fra kolleger eller deleger oppgaver til noen andre som kan det bedre eller raskere enn deg.
👉 Min erfaring: Når jeg først "kapitulerer" og ber om hjelp, får jeg gjort mer – og blir mindre sliten. Det er en helt klar gamechanger.
Mangler du nettverk for å be om hjelp eller delegere til? Da er det kanskje på tide å bli kjent med oss. Vi kan være nettverket ditt. 😊