Vi vet alle hvordan det er. Du skal sende ut et møteinnkalling, lage en presentasjon eller svare på en kundehenvendelse – og plutselig sitter du og bruker tid på å lage noe helt fra bunnen av. Igjen.
Men hva om du hadde hatt ferdige maler? Hva om du kunne gjenbruke smarte løsninger i stedet for å finne opp hjulet hver gang?
Her er grunnen til at maler og standardiseringer er en undervurdert superkraft i kontorhverdagen – og hvordan du enkelt kommer i gang.
Ukens konkrete minitips:
Plasser logoen som topptekst i alle dokumenter, og legg viktig info som kontaktinfo og organisasjonsnummer i bunntekst.
Dette gir et godt utgangspunkt for malene dine.
Maler sparer deg for:
- Tid: Du slipper å gjøre de samme tingene på nytt og på nytt
- Stress: Du vet alltid hva som skal med og hva som ikke skal med.
- Feil: Maler sørger for at viktig informasjon ikke glemmes, og du unngår feil i både språk og innhold
- Rot: Hvis alle i bedriften bruker samme mal, eller for deg som driver alene, hvis du bruker samme utforming på alt, blir uttrykket ryddig og gjenkjennbart.
________________________________________________
Her er eksempel på noen enkle maler du kan lage allerede i dag:
1: Møteagendamal
Skriv inn fast struktur: tid, sted, deltakere, temaer og plass til notater. Gjenbruk hver gang du skal kalle inn til et møte, hold deg til planen og få mer effektive møter.
2: E-postmaler til kunder og samarbeidspartnere
Lag deg maler for svar på ofte stilte spørsmål, tilbudsutsendelser, oppfølginger eller rapporteringer. Lag maler som enkelt kan justeres ut i fra situasjon.
3: Presentasjonsmal
Lag en mal i powerpoint eller i andre presentasjonsverktøy du bruker. Bruk samme farger, logo, slagord, skrifttyper og oppbygging hver gang du skal presentere noe. Dette sparer både tid og gir et proft og helhetlig inntrykk.
4: Prosjektmaler er et must!
Hvis du jobber prosjektbasert, lag et dokument med sjekklister, tidsbruk, milepæler og fremdriftsplaner - klart til å fylles ut for hvert prosjekt.
________________________________________________
Vil du ha hjelp? AdminFlex fikser!
Hos AdminFlex hjelper vi deg gjerne med å lage profesjonelle og brukervennlige maler – tilpasset akkurat din bedrift. Enten det er dokumentmaler, PowerPoint-oppsett eller smarte rutiner for e-post og kundekontakt.
Du kan lære det og gjøre det selv – eller be oss ta det for deg.
Vi er her for å gjøre kontorhverdagen din litt lettere.