Det er lett å tenke at det bare er "de store tingene" som tar tid: lange møter, strategiarbeid, markedsplaner og fakturering. Men vet du, det er ikke de oppgavene som spiser mest av arbeidsdagen - det er alle småtingene. Gjøremålene som ikke står på lista di, gjøremålene som bare er der uten at du tenker over det.
Dagens konkrete minitips:
Fysisk rotete kontor gjør at man bruker over 1 time mer i uka på "tidstyver". Sett av tid til rydding og kasting, og merk at du får bedre tid.
Uansett om du er bedre eller verre enn snittet - Du kan tjene minst én ekstra uke i året som du kan bruke på noe annet!
Hva er skjult administrasjon?
Skjult administrasjon er de oppgavene som aldri kommer opp på "to-do"-lista,
men som likevel tar tid, krefter og fokus. Her er noen eksempler:
- Lete etter dokumenter som "må være her et sted"
- Videreformidle e-poster som ikke var ment for deg i utgangspunktet
- Sjekke med deg selv om du husket å svare på de henvendelsene fra forrige uke
- Oppdatere et regneark "bare så det er gjort"
- Spore opp kvitteringer som mangler fra i fjor
- Komme på passordet på det ene og det andre programmet, og når du først kommer på det får du beskjed om at du må bytte passord...
___________________________________________________________
Mange opplever at de jobber hele dagen, men ikke får gjort det viktigste. Det er som regel ikke fordi du er spesielt treg, rotete eller dårlig til å planlegge. Det er fordi store deler av dagen går med til slikt usynlig arbeid, eller "Busy work" som mange kaller det. Oppgaver som holder deg opptatt, men ikke drar deg framover.
Disse oppgavene er som sand mellom steinene - De fyller alle rom, og plutselig er det ikke plass igjen til det du egentlig skulle gjøre.
Hovedtipset i dag er: Ikke sitt på kontoret og oppdater excelarket eller rydd i filstrukturen hvis du burde vært ute og solgt, utviklet eller skapt noe. Legg merke til tidstyvene i hverdagen og øv på å velge dem bort. Lag en rutine hvor du setter av tid til nødvendig, men ikke-viktig arbeid, mot slutten av uken.
Og som alltid - hvis du ikke kan, vil eller orker å deale med dette selv, AdminFlex bygger hverdagen sin rundt å hjelpe akkurat slike som deg!