Har du noen gang sittet med dårlig samvittighet fordi du fortsatt ikke har sendt den fakturaen, svart på den e-posten eller funnet igjen kvitteringen du vet du fikk for tre uker siden? Du er garantert ikke alene. Og du er ihvertfall ikke lat.
Du har bare viktigere ting å gjøre.
De fleste småbedriftseiere har en arbeidsliste som aldri blir tom. I en hverdag der du skal selge, skape, levere, tenke nytt, holde kontakten med kunder og passe på økonomien – er det ikke rart at det administrative havner bakerst. Men det betyr ikke at du er dårlig til å organisere. Det betyr bare at du prioriterer det som skaper verdi.
Og det er faktisk helt logisk.
Administrasjon: Nødvendig, men sjelden inspirerende
Studier viser at småbedriftseiere i snitt bruker mellom 8 og 15 timer i uka på administrasjon. Det er mye tid borte fra det du egentlig vil gjøre. Og det føles ikke alltid så produktivt, selv om det er helt nødvendig.
Og det stopper ikke med det. Tiden man bruker på "påtvungne" kontoroppgaver er ikke alltid veldig effektiv heller. Den er ofte oppstykket, ustrukturert og full av frustrasjon. For det er ikke bare å gjøre kontoroppgavene – de skal også tenkes på, ha dårlig samvittighet for, og prøves å få oversikt over.
Det er ikke rart det kjennes tungt.
Heldigvis finnes det små grep som kan lette trykket.
Her er noen enkle justeringer som kan gjøre en stor forskjell.
Lag en fast plass for å lagre dokumenter
– Du kan for eksempel bruke OneDrive, Dropbox- eller Google Drive-mappe som du alltid lagrer alt i. Det trenger ikke være perfekt – bare konsekvent.
Ta bilde av kvitteringer med én gang du får dem
– Som resten av oss har du garantert telefonen med deg til en hver tid. Opprett en “Kvitteringer”-mappe på mobilen, ta bilde av kvitteringene dine med en gang. 5 sekunder nå, mange minutter senere.
Sett av 30 minutter i uka til kontoroppgaver
– Det er mye lettere å håndtere oppgaver når du vet når du skal ta tak i det. Sett av en fast tid for de administrative oppgavene. Gjerne fredag formiddag slik at du går inn i helgen med fred i sjelen.
Bruk kalenderen som huskeliste
– Ikke stol på hukommelsen. Legg inn påminnelser og små oppgaver i kalenderen. Og samtidig som du venner deg til å skrive opp ting i kalenderen kan du venne deg til at du starter hver dag med å se hva kalender eller huskelisten din sier.
Automatiser det som kan automatiseres
– Tenk bankvarsler, faste betalinger, e-signering, meldingsmaler og e-postsignaturer. Alt du slipper å tenke på, frigir kapasitet.
Forsøk å få inn én og én god vane i forhold til de administrative oppgavene som følger med jobben din. Da vil alt føles mer oversiktlig og mer overkommelig på ganske kort tid.
Eller så er det jo alltid en mulighet å ringe AdminFlex.😎
Hos AdminFlex hjelper vi folk som deg hver eneste dag. Du som elsker det du gjør – men ikke det som skjer bak kulissene.
Vi er den lavterskel-partneren som ikke dømmer, bare hjelper. Enten du vil ha noen som rydder i kontorrotet én gang, eller noen som tar seg av kontorarbeidet hver uke.
Du trenger ikke gjøre alt selv. Du skal få bruke tiden din på det du faktisk vil bruke den på.
P.S. Du er ikke lat. Du er opptatt. Og det er en helt legitim grunn til å be om hjelp.