I en hektisk kontorhverdag er det lett å miste oversikten over hvilke programmer, systemer og abonnementer man faktisk betaler for. Mange bedrifter bruker tusenvis av kroner hvert år på lisenser som ikke blir utnyttet – rett og slett fordi ingen har tid til å følge med.
Å få oversikt over dette kan være en av de enkleste og mest effektive måtene å spare både tid og penger på.
Dagens konkrete minitips:
Når du abonnerer eller kjøper en lisens, legg inn et varsel i kalenderen etter 6 måneder og ved oppsigelsestid. Da vurderer du fortløpende om det er verdt å fortsette.
Vet du hva dere betaler for?
Ta en titt på regnskapet ditt. Hvor mange programlisenser eller abonnementstjenester betaler dere for hver måned? Hvor mange brukes faktisk - og brukes de på riktig måte?
Et godt eksempel er Microsoft 365. Dette er veldig vanlig lisens å ha, men man skjønner ikke helt hva det er. Man vet bare at man trenger de vanlige programmene som word, excel og powerpoint, de programmene man tidligere kalte "Officepakken". Så da går man for en lisens som gir disse programmene og er fornøyd. Men ta en titt på hva slags lisens du har. Til og med i de minste lisenspakkene følger det med så mye mer! Her er noen eksempler på hva som følger med:
OneDrive: Sikker skylagring. Bruk denne lagringsmetoden i stedet for å lagre ting lokalt på din egen maskin.
Teams: Teams er en fin delingsarena. En plattform for møter, dokumentdeling og samarbeid. Teams er også egnet for undervisning og webinarer.
Forms: Forms er et godt verktøy for å lage enkle avkrysningsskjema og spørreundersøkelser. Kanskje dere skulle sjekket kundetilfredsheten der ute? Eller foreta en undersøkelse i markedet deres for å finne ut hva de potensielle kundene deres faktisk trenger? Noen har bruk for det ut mot kunder, andre har bruk for det internt for å finne ut hvor man skal feire neste julebord. Det er uansett ett undervurdert og praktisk verktøy!
Planner: Dette er et fantastisk verktøy for prosjektstyring, oversikt og statusrapportering. Planner gjør at hele teamet kan dele en felles oversikt over hvilke oppgaver som skal gjøres, til hvilken tid de skal gjøres, hva pågår akkurat nå og når skal ting være ferdig. Man kan opprette oppgaver som kan fordeles til de forskjellige deltakerne i prosjektet, og vedkommende vil få opp et varsel når fristen nærmer seg.
_______________________________________________________
Dette var bare en liten titt innom hva én lisens kan inneholde. Ta en slik sjekk på alle dine lisenser og abonnement. Kanskje betaler du for mye du ikke trenger? Og kanskje har du lisenser på flere ting som gjør det samme?
Lag en lisensoversikt
Det første steget til bedre kontroll er å lage en enkel oversikt:
-
Hva betaler dere for
-
Hvem bruker det?
-
Hva brukes det til?
-
Når fornyes lisensene?
-
Hva er inkludert i hver lisens?
Sett det opp i et system du liker (selv foretrekker jeg excel til slike ting) og sørg for at noen har eierskap til oversikten og kan ta en vurdering jevnlig.
Tenk helhetlig
Når du har oversikten, kan du begynne å rydde:
Slå sammen: Bruk færre systemer med flere funksjoner
Fjern dødvekt: Si opp lisenser som ikke brukes
Opplæring: Sørg for at de som skal ha nytte av lisensene og verktøyene, vet hvordan de skal bruke dem kan å bruke dem.
Vil du bruke tiden din på noe viktigere enn abonnement og lisensstyring?
Ta kontakt – så tar vi oss av resten.